Haz tus videollamadas con Meet más productivas

Haz tus videollamadas con Meet más productivas

Las videollamadas han tomado protagonismo en nuestra rutina laboral. Desde hace unos meses, las reuniones semanales e incluso las charlas de café y pasillo las hacemos con Meet. No obstante, la facilidad de tener a la otra persona a tan solo un click y una gestión deficiente, han provocado otro malestar generalizado: el burnout de las videollamadas. 

Chica haciendo una videollamada mientras consulta el teléfono

Y es que las reuniones virtuales se han incrementado y en más de una ocasión la sensación de haber estado reunidos para no sacar nada en claro, crece. A esto se le une la poca organización que muchas de estas videollamadas tienen. Tanto es así que hemos querido dedicar un post a ofrecer unos pequeños trucos para hacer más prácticas y eficientes estas reuniones telemáticas.

Limitar las videollamadas a lo estrictamente importante es esencial.

¡Planificación de los meetings, por favor!

Planificar es la tarea principal de todo proyecto. Las reuniones presenciales siempre se han planificado, pues debemos hacer lo propio con las videoconferencias. Los expertos coinciden en que limitar las videollamadas a lo estrictamente importante es esencial. Actualmente las herramientas colaborativas que ofrecen soluciones como Google Workspace, permiten usar otras alternativas a la videollamada: la colaboración en tiempo real en los Docs, por ejemplo.

Cuaderno y ordenador preparados para una videollamada

Dale uso a Calendar

Evita ir preguntando quién puede asistir a una reunión. Usa Calendar y comprueba la disponibilidad de las personas que quieres que asistan a la reunión en el día que prefieras. Una vez hecho esto, haz click en “Crear”, asigna un nombre, horario y selecciona los nombres de los asistentes. Por último, envía la petición. 

El chat integrado es más que un adorno

¿Quieres compartir un archivo con todos? ¡Usa el chat! ¿Necesitas decir un nombre de difícil pronunciación? ¡Escríbelo en el chat! 

La pestaña del chat en Meet sirve para compartir toda información relacionada con la reunión que estás teniendo en ese momento. Todos tus mensajes serán vistos por los participantes y desaparecerán en cuanto la llamada se termine.

Graba las reuniones

Si algún integrante de tu equipo no puede asistir a la reunión o incluyo llega tarde, ¡no pasa nada! Con Meet puedes grabar las reuniones y dejarlas guardadas en Drive para que todo el mundo pueda acceder cuantas veces quiera. Además, si la reunión ha sido la presentación de un nuevo producto y queda bien como para hacerlo público, puedes aprovechar y subirlo al canal corporativo de Youtube. 

Madre masajeando a su bebé mientras teletrabaja

¡Haz una reunión productiva!

Después de dar algunas pautas para una buena gestión y planificación de una reunión virtual, toca rematar los trucos para aprovechar al 100% la videollamada. 

Reunión estructurada

Si una reunión empieza sin un guion previo, es muy probable que los participantes acaben yéndose por las ramas. Por eso, es esencial estructurar las reuniones con claridad, es decir, todos los participantes pueden recibir unas notas o documento explicativo en el que se detallen los temas a tratar e incluso en qué momento se abre la ronda de preguntas y aportaciones.

Lo importante, siempre lo importante

Alejarse de las divagaciones o de preguntas que pueden ser contestadas con una sola búsqueda en Google siempre es buena opción. Por eso, la reunión debe centrarse en un objetivo claro y estar siempre enfocada a resolver obstáculos mediante aportaciones prácticas.

Mejor la calidad que el tiempo

Para que todo el mundo esté concentrando, la duración de las reuniones tiene que ser de 15 a 45 minutos. Cuando sobrepasamos ese tiempo, los asistentes empiezan a dispersarse porque su atención ha descendido. ¡Vamos a intentar optimizar el tiempo! Ganaremos en productividad.

Como decíamos al principio, las videollamadas ya forman parte de nuestra rutina laboral y es muy probable que de cara un futuro siga siendo así. Meet potencia la colaboración en los equipos, pero tenemos que sacarle partido a esa comunicación y que no se convierta en un obstáculo.

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