Google Docs, mucho más que un procesador de texto

Google Docs, mucho más que un procesador de texto
23 octubre 2019 Rebeca

Google Docs, mucho más que un procesador de texto

Google Docs llegó a nuestra vida profesional para hacerla más fácil. Se trata de uno de los programas que forma parte de la suite de Google. Un procesador de texto en la nube que permite trabajar en equipo o de forma individual.

 

Aquellos documentos de Word quedaron un poco obsoletos cuando Google Docs irrumpió en las rutinas laborales. Esto se debe a que no solo te ofrece varias funcionalidades de forma inteligente sino que permite trabajar desde cualquier dispositivo y lugar.

Google Docs, mucho más que un procesador de texto

¿Cómo le saco el mayor rendimiento a Google Docs trabajando en equipo? Vamos a descubrirlo en este post.

Nociones básicas de Google Docs

Si con anterioridad has usado programas como Microsoft Word, no tendrás muchos problemas a la hora de usar el Docs de Google, puesto que sus funciones son muy similares.

Google Docs también te ofrece un amplio catálogo de plantillas predeterminadas para crear el archivo que deseas de forma sencilla. Cuando accedes a Documentos de Google, en el apartado “crear un documento” existen una serie de plantillas donde encontrarás curriculums, propuestas de proyectos, informes…

Por su parte, puedes abrir un proyecto nuevo y editarlo tú mismo, a tu gusto. Algo muy importante es que ya no tendrás que preocuparte por guardar lo que estés haciendo ya que el servicio lo hace de forma automática a la vez que estás trabajando.

Además, es importante saber antes de empezar a usar Google Docs, que te permite trabajar sin conexión. La plataforma facilita la escritura offline y cuando vuelve internet se sincroniza de forma automática, guardándose todos los cambios de nuevo en la nube.

Google Docs, mucho más que un procesador de texto

Optimizando el trabajo en equipo

Si algo ha logrado la inclusión de G-Suite y en concreto de Google Docs en las empresas, es la amplia variedad de funciones que poseen para hacer más factible el trabajo en equipo.

Si, por ejemplo, queremos plantearle a nuestro cliente una nueva propuesta para incrementar sus ventas, podemos hacer un documento colaborativo y entre todos los componentes del departamento aportar opiniones. Hacemos una lluvia de ideas en directo o en diferido, como queramos.

Y es que Google Docs permite compartir un escrito con otras personas dándole al botón “compartir” que encuentras en la esquina superior derecha del documento. Aquí puedes incluso elegir si la persona puede ver, editar o comentar el archivo que le envías.

Google Docs, mucho más que un procesador de texto

Comenta con tu equipo

Al  compartir el proyecto con otra persona, puedes permitir que lo edite y además ver los cambios que realizan los demás en tiempo real. Para hacer todo esto de forma ordenada, el servicio te ofrece la función “comentar”.

Puedes seleccionar un fragmento concreto e incluso mencionar a otro usuario (colocando la @ y su correo electrónico de gmail)  para subrayar algo concreto.

Controla los cambios

Google Docs tiene un historial de versiones. Así, si hemos estado trabajando sobre un archivo y queremos recuperar algo que hemos eliminado, podemos hacerlo sin ningún tipo de problema.

Si alguien realiza algún cambio inesperado o por consenso se piensa que la versión anterior era mejor apuesta, se puede restaurar.

Haz tus propias investigaciones

Si necesitas saber la definición exacta de una palabra, con hacer clic en el botón derecho encima de una palabra y seleccionar “definir”, tienes todo solucionado. Se abrirá una ventana con el significado y una lista de sinónimos.

De igual modo y haciendo también clic en el botón derecho sobre una palabra, puedes seleccionar “investigar” y realizará una búsqueda rápida en Google.

Esta opción nos viene muy bien porque así podemos realizar búsquedas o ver qué palabra es la más acertada sin necesidad de salir de nuestro documento.

Con este post, no queremos más que hacerle ver a nuestros clientes la importancia de redefinir la metodología tradicional mediante herramientas de colaboración en línea. Para esto, tenemos la fórmula que te hace falta. ¿Hablamos?

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