Cómo usar la búsqueda avanzada y los informes de Asana

Cómo usar la búsqueda avanzada y los informes de Asana
15 julio 2020 Rebeca

Cómo usar la búsqueda avanzada y los informes de Asana

¿Pasas mucho tiempo buscando un comentario, un archivo o incluso una tarea? Es algo muy común, pero herramientas como Asana, con su búsqueda avanzada, aminora de forma considerable este asunto.

Lupa representando la búsqueda avanzada de Asana

Con esta opción puedes ver rápidamente y guardar tus búsquedas frecuentes como un informe que podrás volver a revisar o actualizar diariamente.

La búsqueda avanzada de Asana, la solución definitiva

Con este proceso puedes encontrar lo que buscas independientemente de que recuerdes con exactitud o no el nombre del documento/trabajo. Esto se debe a que funciona bajo unos parámetros de búsquedas en función del nombre, de los colaboradores, de la fecha de creación o de los proyectos asociados.

Esta vía recopila las características que recuerdas y reduce el espectro de los resultados de búsqueda. Veamos dos supuestos. Para ambos tienes que dirigirte a la parte superior derecha de Asana y seleccionar Búsqueda avanzada: 

1. Quiero encontrar una idea antes mencionada en una conversación

  • Escribe el nombre general de lo que recuerdes.
  • Agrega tu nombre y el de los colaboradores de ese proyecto.
  • Determina el intervalo de fechas en las que mantuviste la conversación.
  • En la barra de búsqueda superior, puedes filtrar para que solo te salgan conversaciones o tareas.

Ejemplo de búsqueda avanzada de Asana en una conversación

2. Voy a mostrar el trabajo realizado durante los últimos seis meses

  • Selecciónate a ti mismo en el campo de Asignado a.
  • Elige las tareas finalizadas.
  • Determina el rango de fechas de los últimos seis meses.
  • Especifica los proyectos que deseas buscar para no obtener una gran lista de resultados.

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Ejemplo de búsqueda avanzada de Asana semestral

Los informes de Asana, perfectos para búsquedas recurrentes

Con la búsqueda avanzada puedes encontrar un dato específico o hacer una consulta aislada. Sin embargo, nuestro día a día está lleno de tareas recurrentes y búsquedas que se realizan con mucha frecuencia.

Para esto, puedes guardar la búsqueda avanzada como informe y acto seguido agregarlo al panel de navegación de la izquierda. De este modo, cada vez que lo abras, aparecerá con información actualizada.

¿Qué informes puedo crear en mi Asana?

1. Para tareas que necesitan seguimiento

  • Muestra tareas asignadas que aún no están completadas.
  • Realiza una búsqueda avanzada de proyectos sin finalizar con fecha de los próximos siete días y que hayan sido asignadas por ti.
  • En Agregar filtro > personas, encontrarás el Asignada por dentro de la búsqueda avanzada.
  • El informe lo puedes actualizar semanalmente e incluir comentarios si alguna tarea va a finalizar.

Ejemplo de informe de seguimiento de tareas en Asana

2. Para próximas tareas de alta prioridad

  • Señala el trabajo que está a punto de entregarse para evitar atrasos.
  • Realiza una búsqueda avanzada de tareas de alta prioridad para trabajos con fecha de entrega en los próximos tres días.
  • Filtra por colaborador o por proyectos para no ver las tareas de toda la empresa.

¿Qué te parece esta opción de Asana? ¿Has visto las herramientas que tenemos como complemento perfecto para las soluciones de Google Cloud con las que trabajas?

Fotos ejemplos: blog Asana. 

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