¿Estás cansado de las cadenas de correo para agendar a un grupo de personas? – Aprende a optimizar las funcionalidades de Google Calendar

¿Estás cansado de las cadenas de correo para agendar a un grupo de personas? – Aprende a optimizar las funcionalidades de Google Calendar
2 julio 2019 Angela Liceth

¿Estás cansado de las cadenas de correo para agendar a un grupo de personas? – Aprende a optimizar las funcionalidades de Google Calendar

 

Cuando trabajamos con distintas personas en diferentes proyectos, es posible que debamos reunirnos con ellas cada cierto tiempo para discutir o revisar los procesos en los que trabajamos. Es habitual encontrarnos con usuarios disgustados por la lentitud con la que se agendan estas reuniones. Normalmente conlleva a cadenas de correo larguísimas o múltiples llamadas telefónicas donde se discute la disponibilidad de los distintos asistentes. Si este es tu caso, te traemos una buena noticia: gracias a las funcionalidades de Google Calendar en tu cuenta corporativa podrás agendar rápidamente reuniones viendo la disponibilidad de tus compañeros. Esto es posible gracias a la función de ‘Ver disponibilidad’.

 

¿Cómo utilizar la función ‘Ver disponibilidad’ de Google Calendar?

Cuando crees un evento a través de Google Calendar, e invites a algún usuario, verás que Google te sugerirá la mejor hora de encuentro en los próximos 5 días. Aún así, si quieres obtener una visión clara de disponibilidad, también podrás usar la opción de ‘Encontrar un hueco’. Con esta función podrás ver el calendario combinado de todos los participantes, y saber cuándo están libres u ocupados. Todo esto es posible gracias a la inteligencia artificial acoplada a las funcionalidades de Google Calendar.

 

 

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Es más si agendas a varias personas a tu encuentro, con la opción de ‘Encontrar un hueco’, podrás escoger aquellos usuarios y establecerlos como ‘Opcionales’ si no están obligados a asistir, y así revisar la disponibilidad sólo de los usuarios que estén obligados a asistir. Tan solo debes pulsar sobre el icono del usuario que te aparece en la lista de invitados de tú derecha y estableciéndolos como ‘Opcionales’. Una vez decidas cuál es el mejor día y hora, según la disponibilidad, selecciona el hueco que quieras utilizar para que se actualice en la fecha y hora del evento. Si no, también puedes completar tú esta información, fijándote en el calendario de los invitados.

 

Otras funciones disponibles que te ayudarán a hacer de tu reunión un éxito

Si en tu empresa disponéis de salas de reuniones, y están añadidas como recurso, también podrás consultar si están reservadas o no o en el caso de no necesitarla, excluirla de la búsqueda.

Y por último, antes de enviar la invitación, tienes la posibilidad de añadir en la descripción el propósito de la reunión y los puntos a tratar. Incluso, podrías adjuntar cualquier tipo de documento desde Google Drive al evento, así los invitados tendrá una visión clara de los objetivos de la reunión antes del encuentro. 

 

 

¿Te ha ayudado nuestro tip de hoy? Te enseñamos cómo mejor organizar tus espacios de trabajo en Google Drive en este, por si te interesa.

 

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